Finvalda ir Agnum — dvi Lietuvoje naudojamos apskaitos programos, kurias su WooCommerce parduotuve galima sujungti dviem keliais: per programinę sąsają arba per reguliarius duomenų failų mainus. Trumpas atsakymas: sujungti paprastai įmanoma, bet tikslią apimtį lemia jūsų programos versija, licencija ir tai, ar reikia papildomo modulio — todėl darbas visada prasideda ne kodu, o patikslinimu pas gamintoją ar jūsų apskaitos partnerį.
Esu Tomas, front-end programuotojas iš Vilniaus. Per 8+ metų ir 97+ projektų nemažai laiko praleidau jungdamas parduotuves su apskaitos sistemomis, todėl šiame straipsnyje rašau ne apie funkcijų sąrašus, o apie sprendimus, kuriuos teks priimti. Jei sąvoka API dar miglota, pirmiausia pravers paaiškinimas, kas yra API. Apie giminingas sistemas rašiau atskirai — Rivilė ir WooCommerce bei B1.lt ir WooCommerce.
Ką verta žinoti apie Finvalda ir Agnum prieš integraciją
Abi programos priklauso tai pačiai kategorijai — lietuviška apskaita mažoms ir vidutinėms įmonėms, dažnai naudojama ir apskaitos biuruose. Paklausa rodo, kad klausimų dėl jų kyla reguliariai: orientaciniais duomenimis pavadinimo Finvalda Google ieškoma apie 590 kartų per mėnesį, Agnum — apie 260.
Svarbiausia, ką reikia suprasti: tai nėra debesų platformos, kurių sąsaja vieša ir vienoda visiems. Abi turi duomenų importo bei eksporto galimybes ir programines sąsajas, tačiau jų apimtis priklauso nuo versijos, licencijos ir konfigūracijos. Todėl versijų numerių, funkcijų sąrašų ar gamintojo kainų šiame straipsnyje sąmoningai nerašau — jie keičiasi, o klaidinga prielaida integracijos projekte kainuoja daugiau nei vienas telefono skambutis.
Praktiškai tai reiškia tokią eigą: pirma klausiame gamintojo, ką jūsų aplinka leidžia, tada sprendžiame, ar eiti per sąsają, ar per failus, ir tik tada skaičiuojame darbo apimtį.
Kokias sąsajas turi šios programos?
Atsakymas, kurį galima pateikti atsakingai: abi programos turi importo ir eksporto galimybes, o tam tikroms funkcijoms — ir programines sąsajas, bet apimtis priklauso nuo versijos. Praktikoje sutinkami trys lygiai.
- Failų mainai. Programa geba nuskaityti dokumentus ar prekių duomenis iš sutarto formato failo ir juos eksportuoti. Tai dažniausiai prieinamas ir stabiliausias kelias.
- Programinė sąsaja arba mainų modulis. Duomenys keliauja tiesiogiai, be failų. Gali reikėti papildomo modulio arba atskiro sutarimo su gamintoju — tai būtina pasitikslinti iš anksto.
- Tarpinė duomenų bazė. Kai nei vienas, nei kitas kelias netinka, integracija rašo į tarpinę lentelę, iš kurios apskaitos programa pasiima duomenis. Sprendimas veikia, bet reikalauja gamintojo dalyvavimo.
Prieš užsakant darbą savo tiekėjui verta užduoti keturis klausimus: ar mano licencijai prieinami duomenų mainai; ar reikia papildomo modulio; kokie formatai palaikomi; ar programa įdiegta serveryje, ar tik viename kompiuteryje. Paskutinis klausimas dažnai svarbiausias — apie jį žemiau.
Ką realiai galima automatizuoti
Gera integracija pradedama lentele, kurioje kiekvienam duomenų tipui priskirtas vienas šaltinis. Jei kainą galima keisti ir apskaitoje, ir parduotuvėje, anksčiau ar vėliau jos išsiskirs.
| Duomenys | Kryptis | Realus dažnis | Ko reikia |
|---|---|---|---|
| Apmokėti užsakymai → sąskaitos | WooCommerce → apskaita | Kelis kartus per dieną arba kartą per dieną | Sutarti dokumento formatą ir pirkėjų registravimo logiką |
| Prekių likučiai | Apskaita → WooCommerce | Kas 1–24 val. | Vienodi prekių kodai abiejose pusėse |
| Kainos | Apskaita → WooCommerce | Kartą per dieną | Sutarti, kur valdomos akcijos |
| Naujos prekių kortelės | Apskaita → WooCommerce | Pagal poreikį | Kodas, pavadinimas, matas, PVM klasė |
| Sąskaitos numeris atgal į užsakymą | Apskaita → WooCommerce | Po dokumento sukūrimo | Grąžinamas eksportas arba sąsaja |
Prekių aprašymų, nuotraukų ir SEO laukų į apskaitą nekeliu — apskaitos programa jiems nepritaikyta, o parduotuvei jie svarbiausi. Pastebėkite ir dažnį: per failų mainus likučiai atsinaujina ne sekundėmis, o valandomis. Jei jūsų prekės išperkamos per kelias minutes, tai jau argumentas sąsajos naudai.
Failų mainai ar sąsaja: kaip pasirinkti
Dažnas klausimas, į kurį nėra vieno teisingo atsakymo. Palyginimas, kurį naudoju pats:
| Kriterijus | Failų mainai | Programinė sąsaja |
|---|---|---|
| Duomenų vėlavimas | Valandos | Minutės |
| Kada užtenka | Iki kelių dešimčių užsakymų per dieną | Daug užsakymų, greitai kintantys likučiai |
| Ko reikia iš gamintojo | Dažniausiai nieko papildomai | Gali reikėti modulio ar sutarimo |
| Kaina | Mažesnė | Didesnė |
| Rizika | Nepastebėtas nenuskaitytas failas | Pasikeitęs prieigos raktas ar atnaujinimas |
Mano taisyklė: jei apskaita įdiegta viename kompiuteryje, o užsakymų srautas vidutinis, Finvalda integracija per failų mainus pagal grafiką yra pigiausias veikiantis sprendimas. Jei parduotuvė ir fizinė prekyba dalijasi tuo pačiu sandėliu, Agnum apskaita ar bet kuri kita sistema turi bendrauti su parduotuve dažniau, ir čia failai jau trukdo.
Kur dažniausiai stringa
Programa tik buhalterės kompiuteryje
Jei apskaita įdiegta lokaliai, ji nepasiekiama, kai kompiuteris išjungtas. Tuomet integracija negali „nusiųsti“ duomenų — ji juos paruošia ir palieka sutartoje vietoje, o apskaita pasiima, kai veikia. Tai visiškai normalu, tik reikia iš anksto priimti, kad duomenys vėluos.
Skirtingi prekių kodai
Parduotuvėje kodas „MARS-002-XL“, apskaitoje — „30417“. Integracija prekės neatpažįsta ir arba praleidžia eilutę, arba kuria naują kortelę. Prieš paleidimą kodus reikia suvienodinti, o variacijoms suteikti atskirus SKU.
Dvigubas importas
Tas pats failas nuskaitomas dukart ir apskaitoje atsiranda dvi vienodos sąskaitos. Apsauga paprasta: kiekvienas dokumentas turi unikalų požymį, apdoroti failai perkeliami į archyvą, o prieš kuriant dokumentą tikrinama, ar toks jau yra.
Tylus sustojimas
Pasikeitė kelias iki katalogo, pasibaigė prieigos teisės, programa atnaujinta — ir mainai nutyla. Be klaidų pranešimo tai pastebima tik mėnesio pabaigoje, kai nesutampa pardavimai. Todėl žurnalas ir laiškas apie klaidą yra ne priedas, o integracijos dalis.
Kada integracija verta, o kada ne
Automatizuoti verta, kai atsiranda bent vienas ženklas: užsakymų suvedimas ranka užima kelias valandas per savaitę; pardavus paskutinį vienetą prekė vis dar rodoma parduotuvėje; pirkėjai sąskaitos laukia kelias dienas; tą pačią prekę parduodate ir internetu, ir fizinėje vietoje.
Neverta, kai gaunate kelis užsakymus per dieną ir buhalterė dirba mėnesio pjūviu — tada užtenka reguliaraus pardavimų eksporto iš parduotuvės, kurį ji importuoja arba suveda. Tai nemokama ir sulaužyti beveik nėra ko. Taip pat neverta pradėti nuo integracijos, jei pradiniai duomenys netvarkingi: sujungimas tik pagreitina painiavą. Ir jei parduotuvė dar tik kuriama, pirma verta sutvarkyti pagrindą — apie tai rašiau straipsnyje kas yra WooCommerce.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar Finvalda turi API, per kurią galima sujungti WooCommerce?
Programa turi duomenų importo bei eksporto galimybes, o tam tikroms funkcijoms — ir programines sąsajas, tačiau apimtis priklauso nuo versijos ir licencijos, todėl konkrečių funkcijų ar versijų numerių čia nenurodau. Prieš pradedant darbą verta pasitikslinti pas gamintoją arba savo apskaitos partnerį, ką leidžia būtent jūsų aplinka ir ar reikia papildomo modulio.
Ar Agnum apskaitą galima sujungti su parduotuve be sąsajos?
Dažniausiai taip — per failų mainus pagal grafiką: parduotuvė paruošia sutarto formato failą su apmokėtais užsakymais, apskaita jį nuskaito, o atgal grįžta likučių ir kainų failas. Duomenys atsinaujina rečiau nei per sąsają, bet toks sprendimas paprastesnis ir dažnai pigesnis.
Ko paklausti gamintojo prieš užsakant integraciją?
Keturių dalykų: ar duomenų mainai prieinami jūsų licencijai; ar reikia papildomo modulio; kokius formatus programa priima ir gali eksportuoti; ar ji įdiegta serveryje, ar viename kompiuteryje. Turint šiuos atsakymus techninį sprendimą ir kainą galima pasakyti iš karto.
Kaip dažnai atsinaujina likučiai per failų mainus?
Realus dažnis — nuo kelių kartų per dieną iki kartą per parą, priklausomai nuo to, kada apskaitos programa pasiekiama. Jei prekių likučiai keičiasi greitai, saugiau parduotuvėje rodyti atsargų ribą arba likučius valdyti parduotuvės pusėje, o į apskaitą siųsti tik pardavimus.
Ar integracija veiks, jei apskaita įdiegta tik buhalterės kompiuteryje?
Veiks, bet duomenys keliaus tik tada, kai tas kompiuteris įjungtas. Tokiu atveju parduotuvė rengia failus pagal grafiką, o apskaita juos pasiima pradėjusi darbą. Jei reikia greitesnio ryšio, programą tenka perkelti į serverį — tai sprendžiama su gamintoju ar jūsų IT tiekėju.
Kiek kainuoja Finvalda ar Agnum integracija su WooCommerce?
Techninis vertinimas nemokamas. Jei užtenka gatavo įskiepio diegimo ir konfigūracijos — nuo 150 €. Individuali integracija per sąsają ar failų mainus su klaidų apdorojimu ir žurnalu — nuo 600 €. Apskaitos programos licencijos ar galimų papildomų modulių kainas reikia tikslinti pas gamintoją.
Kaip galiu padėti
Pradedu nuo nemokamo techninio vertinimo: peržiūriu parduotuvę, jūsų apskaitos aplinkos galimybes ir prekių kodus, o kartu surašau klausimus gamintojui. Tada pasakau, ar užteks gatavo įskiepio konfigūracijos — nuo 150 € — ar reikia individualaus sprendimo per sąsają arba failų mainus, nuo 600 €, su klaidų apdorojimu ir žurnalu. Ką dar jungiu ir kaip dirbu, rasite puslapyje WooCommerce integracijos.