Rivilė ir WooCommerce integracija — tai sujungimas, kai apmokėti parduotuvės užsakymai patys patenka į Rivilę kaip sąskaitos, o likučiai, kainos ir prekių kortelės iš Rivilės automatiškai atsinaujina WooCommerce. Techniškai tai daroma per Rivilės programinę sąsają (API) arba per failų mainus pagal grafiką. Kuris kelias tinka, priklauso nuo jūsų Rivilės versijos, licencijos ir to, kiek užsakymų per dieną gaunate.
Esu Tomas, front-end programuotojas iš Vilniaus. Per 8+ metų ir 97+ projektų nemažai laiko praleidau jungdamas parduotuves su apskaitos programomis. Šiame straipsnyje — ne pardavimo tekstas, o praktinis žemėlapis: kas sinchronizuojama, kuria kryptimi, kaip dažnai, kur dažniausiai stringa ir ko klausti prieš užsakant darbą. Jei API sąvoka dar miglota, pirmiausia perskaitykite kas yra API paprastai.
Kas yra Rivilė GAMA ir Rivilė ERP?
Rivilė — lietuviška apskaitos ir verslo valdymo programų šeima. Dažniausiai sutinkamos dvi linijos: Rivilė GAMA — įdiegiama programa, kuria naudojasi daug mažų ir vidutinių įmonių bei buhalterinių apskaitos biurų, ir Rivilė ERP — naujesnė debesų sprendimo linija. Abi turi programinę sąsają arba duomenų mainų galimybes, tačiau prieinamos funkcijos, prieigos sąlygos ir galimi papildomi moduliai skiriasi.
Dėl to nerašau konkrečių versijų ar kainų: jos keičiasi, o jūsų situaciją lemia sutartis su gamintoju ar partneriu. Prieš pradedant verta paklausti savo Rivilės tiekėjo trijų dalykų: ar jūsų licencijai prieinama sąsaja, ar reikia papildomo modulio ir kokie jos naudojimo apribojimai.
Kas sinchronizuojama tarp WooCommerce ir Rivilės?
Gera integracija prasideda nuo lentelės, kurioje kiekvienam duomenų tipui nurodytas vienas šaltinis. Jei kaina gali būti keičiama ir Rivilėje, ir parduotuvėje, anksčiau ar vėliau jos išsiskirs.
| Duomenys | Kryptis | Tipinis dažnis | Pastabos |
|---|---|---|---|
| Užsakymai → sąskaitos | WooCommerce → Rivilė | Iškart po apmokėjimo arba kas 5–15 min. | Pirkėjas, prekės, PVM, pristatymas, nuolaidos |
| Likučiai | Rivilė → WooCommerce | Kas 5–60 min. | Svarbiausia, kad neparduotumėte to, ko nėra |
| Kainos | Rivilė → WooCommerce | Kartą per dieną arba pasikeitus | Akcijos — sutarti atskirai, kur jos valdomos |
| Prekių kortelės | Rivilė → WooCommerce | Pagal poreikį | Kodas, pavadinimas, matas, PVM; aprašymai ir nuotraukos lieka parduotuvėje |
| Sąskaitos numeris, apmokėjimo statusas | Rivilė → WooCommerce | Po sąskaitos sukūrimo | Kad pirkėjas ir jūs matytumėte tą patį dokumentą |
Prekių aprašymų, nuotraukų ir SEO laukų į apskaitą nekeliu: Rivilė jiems nepritaikyta, o parduotuvei jie svarbiausi. Jei katalogas didelis ir pradinis įkėlimas dar laukia, pravers produktų importas su WP All Import — kortelės sukuriamos vieną kartą, o integracija vėliau tik atnaujina kainas ir likučius.
Rivilė integracija per API ar per failų mainus?
Yra du pagrindiniai keliai, ir nė vienas nėra „teisingas“ visiems.
- Per API. Parduotuvė ir Rivilė keičiasi duomenimis tiesiogiai: užsakymas nukeliauja per kelias sekundes, likučiai gali būti tikrinami dažnai. Reikia, kad sąsaja būtų prieinama jūsų licencijai, ir šiek tiek daugiau programavimo.
- Per failus. WooCommerce pagal grafiką sukuria užsakymų failą (CSV ar XML), Rivilė jį nuskaito, o atgal grįžta likučių ir kainų failas. Paprasčiau, dažnai pigiau, bet duomenys atsinaujina rečiau, o nepavykęs failas turi būti pastebėtas.
Mano taisyklė paprasta: jei per dieną gaunate iki keliasdešimties užsakymų ir likučiai keičiasi lėtai, failų mainų dažnai užtenka. Jei prekių mažai, jos greitai išperkamos arba parduodate ir fizinėje parduotuvėje, verta rinktis API.
Kaip atrodo WooCommerce Rivilė integracijos eiga
- Auditas. Patikrinu, ar sutampa prekių kodai, kaip nustatytos PVM klasės, kokie mokėjimo ir pristatymo būdai naudojami, kaip Rivilėje registruojami pirkėjai.
- Laukų susiejimas. Dokumente surašoma, kuris WooCommerce laukas atitinka kurį Rivilės lauką: pirkėjas ar bendras „e-parduotuvės pirkėjas“, pristatymas kaip paslauga, nuolaida eilutėje ar atskirai.
- Testinė aplinka. Integracija pirmiausia leidžiama su testine parduotuvės kopija ir, jei įmanoma, testine Rivilės įmone.
- Bandomieji užsakymai. Kartu su buhaltere patikriname kelis tipinius atvejus: įmonė su PVM kodu, užsakymas su nuolaidos kodu, grąžinimas.
- Paleidimas ir stebėjimas. Pirmąsias dvi savaites žurnalas peržiūrimas kasdien, vėliau — tik gavus pranešimą apie klaidą.
Dažniausios klaidos jungiant Rivilę su parduotuve
SKU nesutampa
Dažniausia problema. Parduotuvėje prekė turi kodą „MARŠK-001-M“, Rivilėje — „10234“. Integracija prekės neranda ir arba praleidžia eilutę, arba sukuria naują kortelę. Sprendimas nuobodus, bet būtinas: prieš paleidimą suvienodinti kodus, o variacijoms (dydžiams, spalvoms) suteikti atskirus SKU.
PVM klasės ir tarifai
WooCommerce mokesčių klasės turi atitikti Rivilės PVM kodus. Jei parduodate prekes su skirtingais tarifais arba į kitas ES šalis, susiejimą reikia suderinti su buhaltere, kitaip sąskaitose atsiras centų skirtumų ar neteisingi PVM kodai.
Dubliai
Užsakymas persiunčiamas du kartus, kai sąsaja atsako lėtai ir integracija bando dar kartą, arba kai užsakymo būsena pakeičiama rankiniu būdu. Apsauga — kiekvienas užsakymas siunčiamas su unikaliu numeriu, o prieš kuriant dokumentą patikrinama, ar toks jau yra.
Pirkėjų kortelės
Jei kiekvienam privačiam pirkėjui kuriama atskira kortelė, per metus Rivilėje susikaupia tūkstančiai įrašų. Dažniau renkamasi bendrą pirkėją fiziniams asmenims ir atskiras korteles tik įmonėms — bet tai sprendžia buhalterė, ne programuotojas.
Kaip atrodo integracijos žurnalas
Integracija be žurnalo — juoda dėžė. Kiekvienoje mano darytoje integracijoje yra puslapis WordPress administracijoje, kuriame matyti:
| Laikas | Veiksmas | Objektas | Rezultatas |
|---|---|---|---|
| 09:14:02 | Užsakymas → sąskaita | Užsakymas #1045 | Sukurta, grąžintas sąskaitos numeris |
| 09:15:00 | Likučių atnaujinimas | 312 prekių | Pakeista 14 |
| 09:31:47 | Užsakymas → sąskaita | Užsakymas #1046 | Klaida: prekė su SKU nerasta, įrašas laukia eilėje |
Įvykus klaidai atsakingas žmogus gauna el. laišką, o neperduotas įrašas lieka eilėje ir išsiunčiamas iš naujo sutvarkius priežastį. Taip nieko neprarandama ir nereikia spėlioti, ar užsakymas pasiekė apskaitą.
Ar reikia individualios integracijos?
Jei parduotuvė dar tik kuriama, pirmiausia sutvarkykite pagrindą — apie tai rašiau straipsnyje kas yra WooCommerce. Integraciją su apskaita verta daryti tada, kai užsakymų suvedimas ranka jau užima kelias valandas per savaitę arba kai pardavus paskutinį vienetą jis vis dar rodomas parduotuvėje. Mažesniais kiekiais užtenka reguliaraus eksporto, kurį buhalterė importuoja pati. Tą patį principą taikau ir mokėjimams — žr. mokėjimo metodus Lietuvoje.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar Rivilė turi API, per kurią galima sujungti WooCommerce?
Rivilė GAMA ir Rivilė ERP turi programines sąsajas ir duomenų mainų galimybes, bet jų apimtis priklauso nuo turimos versijos ir licencijos. Kai kuriais atvejais gali reikėti papildomo modulio, todėl konkrečias sąlygas verta pasitikrinti pas gamintoją ar savo Rivilės partnerį.
Kas turi būti pagrindinis šaltinis — Rivilė ar WooCommerce?
Dažniausiai prekių kortelės, kainos ir likučiai gyvena Rivilėje, o parduotuvė juos tik gauna. Užsakymai ir pirkėjų duomenys atsiranda WooCommerce ir keliauja į Rivilę. Svarbiausia — kad kiekvienam laukui būtų tik vienas šaltinis.
Kaip dažnai sinchronizuojami likučiai?
Tai priklauso nuo apyvartos ir sąsajos galimybių. Mažai parduotuvei užtenka kartą per valandą, aktyviai prekiaujančiai — kas 5–15 minučių. Užsakymai į apskaitą paprastai siunčiami iškart po apmokėjimo arba nedidelėmis eilėmis.
Ką daryti, jei prekių kodai WooCommerce ir Rivilėje nesutampa?
Prieš jungiant sistemas reikia suvienodinti SKU: eksportuoti abu sąrašus, sulyginti skaičiuoklėje ir ištaisyti neatitikimus. Be vienodo kodo integracija negali patikimai rasti prekės ir kurs dublikatus arba praleis eilutes.
Ar galima integraciją daryti per failus, be API?
Galima. Failų mainai (CSV ar XML pagal grafiką) tinka, kai sąsaja neprieinama arba duomenų kiekis nedidelis. Tai paprastesnis ir dažnai pigesnis kelias, bet duomenys atsinaujina rečiau ir reikia aiškios tvarkos, kas nutinka su nepavykusiu failu.
Kiek kainuoja Rivilė ir WooCommerce integracija?
Techninis vertinimas nemokamas. Buhalterijos integracija per API ar failų mainus kainuoja nuo 600 €, o jei užtenka gatavo įskiepio konfigūracijos — nuo 150 €. Rivilės licencijų ar modulių kainas reikia tikslinti pas gamintoją.
Kaip galiu padėti
Pradedu nuo nemokamo techninio vertinimo: peržiūriu parduotuvę, jūsų Rivilės versiją ir sąsajos galimybes, pasakau, ar užteks failų mainų, ar reikia API, ir kiek tai kainuos. Buhalterijos integracija su žurnalu ir klaidų pranešimais kainuoja nuo 600 €, o gatavų įskiepių konfigūracija — nuo 150 €. Daugiau apie tai, ką jungiu ir kaip dirbu, rasite puslapyje WooCommerce integracijos.