B1.lt ir WooCommerce: užsakymai ir sąskaitos automatiškai

B1.lt ir WooCommerce integracija — tai sujungimas, kai apmokėtas parduotuvės užsakymas pats atsiranda apskaitoje kaip sąskaita, o prekių likučiai ir kainos iš apskaitos automatiškai atsinaujina parduotuvėje. Kadangi B1.lt yra debesų sistema su programine sąsaja (API), duomenys gali keliauti tiesiogiai, be failų vaikščiojimo per kompiuterį. Praktikoje tai reiškia, kad vietoje užsakymų suvedinėjimo ranka jums lieka tik vienas darbas — pažiūrėti į žurnalą, ar viskas persiųsta.

Esu Tomas, front-end programuotojas iš Vilniaus. Per 8+ metų ir 97+ projektų dažnai jungiu parduotuves su apskaitos programomis, todėl šiame straipsnyje rašau ne apie tai, kaip tai gražu, o apie tai, kas realiai vyksta po paleidimo. Jei API sąvoka dar miglota, pirmiausia pravers paaiškinimas, kas yra API. Apie giminingą sistemą rašiau atskirai — Rivilė ir WooCommerce integracija.

Kas yra B1.lt ir kuo ji patogi integracijai

B1.lt — lietuviška debesų apskaitos sistema, kuria naudojasi nemažai mažų ir vidutinių įmonių bei apskaitos biurų; orientaciniais duomenimis jos pavadinimo Google ieškoma apie tūkstantį kartų per mėnesį, taigi klausimų dėl jos kyla dažnai. Svarbiausia integracijai savybė — kad sistema veikia naršyklėje ir turi programinę sąsają duomenų mainams. Dėl to dažnai nereikia nei failų katalogų, nei kompiuterio, kuris turi būti įjungtas naktį.

Vis dėlto neverta daryti prielaidos, kad viskas prieinama automatiškai. Konkrečios sąsajos galimybės, prieigos sąlygos ir tai, ar reikia papildomo modulio, priklauso nuo jūsų plano bei sutarties, o laikui bėgant keičiasi. Todėl konkrečių gamintojo kainų ir versijų numerių sąmoningai nenurodau — prieš pradedant darbą tris dalykus verta pasitikrinti pas B1.lt arba savo apskaitos partnerį: ar sąsaja prieinama jūsų planui, ar užtenka standartinių funkcijų ir kokie yra naudojimo apribojimai.

Kokiais duomenimis keičiasi WooCommerce ir B1 apskaita

Gera integracija pradedama ne kodu, o lentele, kurioje kiekvienam duomenų tipui priskirtas vienas šaltinis. Jei kainą galima keisti ir apskaitoje, ir parduotuvėje, anksčiau ar vėliau jos išsiskirs, ir niekas nežinos, kuri teisinga.

Aprašymų, nuotraukų ir SEO laukų į apskaitą nekeliu — apskaitos sistema jiems nepritaikyta, o parduotuvei jie svarbiausi. Kai katalogą reikia tvarkyti masiškai, tai patogiau daryti parduotuvės pusėje, pavyzdžiui, per masinį redagavimą skaičiuoklės principu.

Kelias nuo užsakymo iki sąskaitos

Šią seką verta perskaityti lėtai — būtent čia matyti, ką integracija daro už jus ir kur ji gali stoti.

1. Pirkėjas apmoka. Mokėjimo tarpininkas patvirtina apmokėjimą ir užsakymas WooCommerce gauna atitinkamą būseną. Būtent būsena, o ne užsakymo sukūrimas, yra signalas siųsti duomenis į apskaitą — antraip į B1.lt nukeliautų ir neapmokėti bandymai.
2. Užsakymas paruošiamas. Integracija surenka pirkėjo duomenis, prekių eilutes su kodais, kiekius, kainas be PVM ir su PVM, pristatymą kaip atskirą paslaugą bei nuolaidą.
3. Duomenys perduodami. Paketas išsiunčiamas į B1.lt per sąsają. Jei atsakymo negaunama, įrašas nepraranda savo vietos eilėje ir bandoma dar kartą — ne begalę kartų, o pagal aiškų grafiką.
4. Sukuriama sąskaita. Dokumentas atsiranda apskaitoje su eiliniu numeriu.
5. Numeris grįžta atgal. WooCommerce užsakyme išsaugomas sąskaitos numeris, o pirkėjui išsiunčiamas dokumentas. Nuo šios vietos jums nebereikia lyginti dviejų sistemų — ryšys tarp užsakymo ir sąskaitos matomas abiejose.
6. Atsinaujina likučiai. Pardavus prekę apskaitoje pasikeičia kiekis, o pagal grafiką nauja reikšmė atsiranda ir parduotuvėje.

Visa tai turi būti matoma žurnale: laikas, veiksmas, objektas, rezultatas. Įvykus klaidai atsakingas žmogus gauna laišką, o neperduotas įrašas lieka eilėje ir išsiunčiamas iš naujo, kai priežastis sutvarkyta. Integracija be žurnalo yra juoda dėžė, kurios niekas netikrina, kol nesusidaro mėnesio nesutapimas.

Likučiai: kas ką valdo

Dažniausias nesusipratimas — kai likučius vienu metu bando valdyti ir apskaita, ir parduotuvė. Sprendimas priklauso nuo to, ar sandėlio apskaitą iš tikrųjų vedate. Jeigu taip, šaltinis yra B1.lt, o WooCommerce prekių kiekio redagavimas turi būti uždarytas. Jeigu sandėlio apskaitos nevedate ir prekes tiesiog papildote pagal poreikį, paprasčiau likučius laikyti parduotuvėje ir į apskaitą siųsti tik pardavimus.

Atskirai reikia sutarti, ką daryti su rezervavimu. Jei prekė turi likti neparduota, kol užsakymas neapmokėtas, tai sprendžia parduotuvė, ne apskaita. Taip pat verta nuspręsti, ar leidžiate pirkti, kai likutis nulinis — čia teisingo atsakymo nėra, bet atsakymas turi būti vienas ir užrašytas.

PVM ir dokumentų niuansai

PVM yra vieta, kur integracijos dažniausiai „beveik veikia“. WooCommerce mokesčių klasės turi atitikti apskaitos PVM kodus, o ne būti panašios. Svarbiausi atvejai, kuriuos reikia suderinti su buhaltere dar prieš rašant kodą:

• keli tarifai viename užsakyme (pavyzdžiui, prekė ir knyga ar paslauga);
• įmonė su PVM kodu, ypač jei ji iš kitos ES šalies;
• pristatymo mokestis — kaip atskira paslauga su savo tarifu;
• nuolaidos kodas: eilutėje ar kaip atskira dokumento nuolaida;
• apvalinimas, dėl kurio sąskaitoje atsiranda vieno cento skirtumas.

Techninė dalis čia paprasta — sunkiausia gauti aiškų sprendimą iš apskaitos. Todėl susiejimo lentelę visada rašau į dokumentą ir prašau ją patvirtinti.

Dažnos klaidos jungiant WooCommerce ir B1

SKU nesutampa

Parduotuvėje prekė turi kodą „PAL-002-XL“, apskaitoje — „30417“. Integracija prekės neranda ir arba praleidžia eilutę, arba sukuria naują kortelę. Prieš paleidimą kodus reikia suvienodinti, o variacijoms suteikti atskirus SKU.

Dubliuotos sąskaitos

Atsiranda, kai sąsaja atsako lėtai ir integracija bando dar kartą, arba kai užsakymo būsena pakeičiama ranka. Apsauga paprasta: kiekvienas užsakymas turi unikalų požymį, ir prieš kuriant dokumentą patikrinama, ar toks jau egzistuoja.

Tūkstančiai pirkėjų kortelių

Jei kiekvienam privačiam pirkėjui kuriama atskira kortelė, per metus apskaitoje susikaupia nebevaldomas sąrašas. Dažniau renkamasi bendras pirkėjas fiziniams asmenims ir atskiros kortelės tik įmonėms — bet tai buhalterės, ne programuotojo sprendimas.

Nepastebėtas sustojimas

Pasikeitė prieigos raktas, sistema atnaujinta, pasibaigė limitas — ir integracija tyliai nutyla. Be pranešimo apie klaidą tai pastebima tik mėnesio pabaigoje. Todėl klaidų laiškas ir eilė yra ne priedas, o integracijos dalis.

Kada B1 integracija nereikalinga

Ne kiekvienai parduotuvei ji atsipirks. Jei gaunate kelis užsakymus per dieną, likučiai keičiasi lėtai, o buhalterė ir taip dirba mėnesio pjūviu, dažnai užtenka reguliaraus eksporto: parduotuvė sugeneruoja pardavimų failą, buhalterė jį importuoja arba suveda. Tai nemokama ir sulaužyti beveik nėra ko.

Automatizuoti verta tada, kai atsiranda bent vienas iš šių ženklų: užsakymų suvedimas ranka užima kelias valandas per savaitę; pardavus paskutinį vienetą prekė vis dar rodoma parduotuvėje; pirkėjai laukia sąskaitos po kelias dienas; arba tą pačią prekę parduodate ir internetu, ir fizinėje vietoje. Jei parduotuvė dar tik kuriama, pirma verta sutvarkyti pagrindą — apie tai rašiau straipsnyje kas yra WooCommerce.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar B1.lt turi API, per kurią galima sujungti WooCommerce?

B1.lt yra debesų apskaitos sistema ir turi programinę sąsają (API) duomenų mainams. Kokios funkcijos prieinamos būtent jūsų planui ir ar reikės papildomo modulio, verta pasitikrinti pas gamintoją arba savo apskaitos partnerį — sąlygos laikui bėgant keičiasi, todėl konkrečių versijų ar kainų čia nenurodau.

Kiek laiko užima B1 integracija su WooCommerce?

Jei prekių kodai tvarkingi ir užtenka standartinio užsakymų bei likučių scenarijaus, realiai tai 1–2 savaitės su testavimu. Netvarkingi SKU, keli PVM tarifai, prekių komplektai ar prekyba į kitas ES šalis laiką ilgina — dažniausiai ne dėl kodo, o dėl sprendimų, kuriuos reikia priimti su buhaltere.

Kas turi valdyti likučius — B1.lt ar parduotuvė?

Jei sandėlis vedamas apskaitoje, likučius valdo B1.lt, o WooCommerce juos tik gauna ir nebeleidžia redaguoti ranka. Jei prekiaujate tik internetu ir sandėlio apskaitos nevedate, paprasčiau likučius laikyti parduotuvėje, o į apskaitą siųsti tik pardavimus. Svarbiausia — vienas šaltinis, ne du.

Ar sąskaitą pirkėjui išrašo B1.lt, ar WooCommerce?

Įprastai dokumentą kuria B1.lt, o į parduotuvę grįžta sąskaitos numeris ir nuoroda arba PDF, kuris išsiunčiamas pirkėjui. Taip numeracija lieka viena ir buhalterijai nereikia sulyginti dviejų dokumentų rinkinių.

Ką daryti, jei prekių kodai parduotuvėje ir apskaitoje nesutampa?

Suvienodinti juos prieš paleidimą: eksportuoti abu sąrašus, sulyginti skaičiuoklėje ir ištaisyti neatitikimus, o variacijoms suteikti atskirus SKU. Be vienodo kodo integracija prekės neatpažįsta ir arba praleidžia eilutę, arba kuria dublikatą.

Kiek kainuoja WooCommerce ir B1.lt sujungimas?

Techninis vertinimas nemokamas. Jei užtenka gatavo įskiepio konfigūracijos — nuo 150 €. Individuali integracija per API su klaidų apdorojimu ir žurnalu — nuo 600 €. B1.lt licencijos ar galimų papildomų modulių kainas reikia tikslinti pas gamintoją.

Kaip galiu padėti

Pradedu nuo nemokamo techninio vertinimo: peržiūriu parduotuvę, jūsų B1.lt aplinkos galimybes ir prekių kodus, tada pasakau, ar užteks gatavo įskiepio konfigūracijos, ar reikia individualaus sprendimo per API. Konfigūracija kainuoja nuo 150 €, individuali integracija su klaidų apdorojimu ir žurnalu — nuo 600 €. Ką dar jungiu ir kaip dirbu, rasite puslapyje WooCommerce integracijos.