WooCommerce integracija su buhalterine programa yra automatinis duomenų keitimasis tarp parduotuvės ir apskaitos: užsakymai iš parduotuvės keliauja į Rivilę, Finvaldą ar B1, o likučiai, kainos ir sąskaitos grįžta atgal. Techniškai tai daroma per API arba failų mainus, o kaina priklauso nuo to, kiek srautų jungiama: nedideli individualaus kodo darbai prasideda nuo 300 €, pilna integracija su buhalterija – nuo 600 €. Apie kiekvieną programą atskirai jau esu rašęs; šis straipsnis skirtas tiems, kurie dar renkasi, ką ir kaip jungti, ir nori suprasti bendrą vaizdą, prieš skaitydami detales.
Ką reiškia WooCommerce integracija su buhalterija?
Be integracijos buhalterija apie užsakymus sužino iš eksportuotos lentelės arba persiųstų el. laiškų. Kas nors suveda užsakymus rankomis, kas nors kitas keičia likučius parduotuvėje, ir maždaug kartą per savaitę paaiškėja, kad parduota prekė, kurios sandėlyje seniai nėra. Integracija šį rankinį darbą perima. Dažniausiai jungiami penki duomenų srautai:
| Srautas | Kryptis | Kas yra pagrindinis šaltinis |
|---|---|---|
| Užsakymai | Parduotuvė → apskaita | WooCommerce |
| Sąskaitos faktūros | Apskaita → parduotuvė arba pirkėjas | Buhalterinė programa |
| Prekių likučiai | Apskaita → parduotuvė | Buhalterinė arba sandėlio programa |
| Kainos | Apskaita → parduotuvė | Priklauso nuo verslo |
| Pirkėjų kortelės | Parduotuvė → apskaita | WooCommerce |
Svarbiausia eilutė šioje lentelėje yra trečias stulpelis. Kiekvienam srautui turi būti viena sistema, kuri „teisi“, kai duomenys nesutampa. Jei to nesusitariama prieš pradedant, integracija techniškai veiks, bet likučiai ir kainos pamažu išsiskirs, ir niekas nežinos, kuriais tikėti.
Rivilė, Finvalda ar B1: kuo skiriasi integracijos galimybės?
Visos trys programos yra sujungiamos su WooCommerce, bet keliai skirtingi. Esminis skirtumas yra ne funkcijos, o tai, kur programa veikia ir kokią sąsają siūlo gamintojas.
| Programa | Kur veikia | Tipinis sujungimo būdas | Ką verta žinoti |
|---|---|---|---|
| B1.lt | Debesyje | API | Paprasčiausias kelias: nieko nereikia diegti, sąsaja dokumentuota, užsakymas gali tapti sąskaita tą pačią minutę. |
| Rivilė (GAMA, ERP) | Dažniausiai įmonės serveryje ar kompiuteryje | Failų mainai arba API, priklausomai nuo versijos | Reikia tikslintis, kuri versija ir kokie moduliai įsigyti; failų mainai veikia ir be papildomų licencijų. |
| Finvalda, Agnum | Finvalda – įmonės kompiuteryje, Agnum – naršyklėje | Gamintojo sąsaja arba failų mainai | Galimybės priklauso nuo versijos ir sutarties su gamintoju; prieš užsakant verta surašyti klausimus jam. |
Jei dar tik renkatės apskaitos programą ir e. parduotuvė jums svarbi, debesų sprendimas su API sutaupys ir pinigų, ir nervų. Jei programa jau yra ir buhalterė prie jos pripratusi, keisti nereikia: Rivilės integracija ar Finvaldos sujungimas per failų mainus veikia patikimai, tik atnaujinimai vyksta ne akimirksniu, o pagal grafiką. Kiekvienos programos niuansus aprašiau atskirai: Rivilė ir WooCommerce, B1.lt ir WooCommerce, Finvalda, Agnum ir WooCommerce.
API ar failų mainai: kaip tai veikia techniškai?
API yra programinė sąsaja, per kurią dvi sistemos kalbasi tiesiogiai: WooCommerce įskiepis po apmokėjimo iškart siunčia užsakymą į apskaitą ir gauna atsakymą, ar jis priimtas. Likučiai tikrinami pagal grafiką, pavyzdžiui, kas 15 minučių, arba apskaita pati praneša apie pokytį. Tai greičiausias ir tiksliausias variantas, bet jis reikalauja, kad programa turėtų atvirą ir pasiekiamą API.
Failų mainai yra lėtesnis, bet universalus kelias. Parduotuvė kas valandą ar kas naktį paruošia užsakymų XML ar CSV failą, apskaita jį įsikelia, o atgal į sutartą katalogą padeda likučių ir kainų failą, kurį parduotuvė perskaito. Taip galima sujungti praktiškai bet kurią programą, net tokią, kuri veikia tik buhalterės kompiuteryje. Kaina mokama atnaujinimo dažnumu: likutis parduotuvėje gali vėluoti iki vienos valandos.
Abiem atvejais svarbiausia dalis yra ne pats duomenų siuntimas, o tai, kas vyksta, kai jis nepavyksta. Integracija be klaidų apdorojimo ir žurnalo veikia tol, kol kita pusė atsako, o sustojusi tyli. Todėl kiekvienoje savo integracijoje darau žurnalą, kuriame matyti kiekvienas užsakymas ir jo būsena, ir pranešimą el. paštu, jei tris kartus iš eilės nepavyko.
Kiek kainuoja WooCommerce integracija su buhalterine programa?
Kaina priklauso nuo trijų dalykų: ar rinkoje yra gatavas įskiepis jūsų programai, kiek duomenų srautų jungiama ir kokios būklės prekių kodai. Mano įkainiai, kuriuos rasite ir paslaugos puslapyje:
| Darbas | Kaina | Kada tinka |
|---|---|---|
| Techninis vertinimas | 0 € | Visada pirmas žingsnis: peržiūriu parduotuvę ir programą, pasakau, kuris kelias realus. |
| Gatavo įskiepio konfigūracija | nuo 150 € | Kai gamintojas ar trečioji šalis siūlo veikiantį įskiepį ir jį tereikia teisingai sustatyti. |
| Nedidelė individuali funkcija | nuo 300 € | Vienas srautas, pavyzdžiui, užsakymų eksportas sutartu formatu arba likučių įkėlimas iš failo. |
| Pilna integracija su buhalterija | nuo 600 € | Užsakymai, sąskaitos, likučiai ir kainos per API ar failų mainus, su klaidų apdorojimu ir žurnalu. |
| Esamos integracijos taisymas | 40 €/val | Sinchronizavimas sustojo, dubliuojasi užsakymai, nesutampa likučiai. |
Prie šių sumų reikia pridėti tai, ką gali paprašyti gamintojas: API modulio licenciją, papildomą naudotojo vietą ar sąsajos įjungimą. Šios kainos skiriasi pagal programą ir sutartį, todėl jas visada tikslinu pas gamintoją dar vertinimo etape, kad nebūtų netikėtumų.
Tipinės problemos ir kaip jų išvengti
Per vienuolika metų integracijos lūžta beveik visada dėl tų pačių priežasčių, ir nė viena iš jų nėra programavimo klaida.
- Nesutampantys prekių kodai. Parduotuvėje prekė turi vieną SKU, apskaitoje kitą, o variacijos pagal dydį apskritai neturi atskirų kodų. Tai dažniausia priežastis, kodėl integracija „neveikia“, ir ją reikia sutvarkyti prieš rašant kodą.
- PVM klasės. Parduotuvėje PVM įskaičiuotas į kainą, apskaitoje skaičiuojamas nuo sumos be PVM, o suapvalinus centai nesutampa. Sprendimas – iš anksto susitarti, kuri sistema skaičiuoja mokesčius, ir siųsti jau paskaičiuotas sumas.
- Dubliuoti užsakymai ir sąskaitos. Užsakymas siunčiamas ir pakeitus būseną, ir pakartotinai paspaudus, todėl apskaitoje atsiranda du dokumentai. Kiekvienas užsakymas turi turėti unikalų požymį, pagal kurį kita pusė atpažįsta, kad jį jau matė.
- Dvi sistemos valdo likučius. Buhalterė koreguoja likutį apskaitoje, vadybininkas parduotuvėje, ir po mėnesio niekas nebežino, kuris teisingas.
- Tylus sustojimas. Pasikeitė slaptažodis, baigėsi sertifikatas ar atsinaujino WooCommerce, ir integracija nustojo veikti. Niekas nepastebi, kol buhalterė nepaklausia, kur dingo mėnesio užsakymai.
- Programa tik viename kompiuteryje. Jei apskaita veikia buhalterės nešiojamame kompiuteryje, kuris išjungiamas vakare, naktiniai failų mainai neįvyks. Tai sprendžiama arba serveriu, arba tiesiog sutartu grafiku darbo valandomis.
Kada integracija verta, o kada užtenka eksporto?
Integracija nėra privaloma kiekvienai parduotuvei. Orientacinė riba, kurią naudoju vertindamas: jei per mėnesį ateina keliasdešimt užsakymų ir prekių yra kelios dešimtys, paprastas eksportas į lentelę kartą per savaitę kainuoja mažiau nei integracija ir jos priežiūra. Kai užsakymų per dieną daugiau nei keli, prekių šimtai, o jos parduodamos ir fiziškai ar per kitus kanalus, rankinis darbas pradeda kainuoti daugiau nei vienkartinė integracija, o likučių klaidos tampa prarastais pardavimais.
Yra ir trečias variantas, kurį dažnai siūlau: sujungti tik vieną srautą. Pavyzdžiui, tik likučius iš apskaitos į parduotuvę, o užsakymus toliau kelti eksportu. Tai kainuoja kaip nedidelė funkcija, bet išsprendžia skaudžiausią problemą. Kada apskritai verta rinktis individualų kodą, o ne gatavą įskiepį, rašiau straipsnyje apie custom kodą WordPress svetainėje.
Kaip pasiruošti integracijai: kontrolinis sąrašas
- Išsiaiškinkite tikslų programos pavadinimą, versiją ir ar turite API arba sąsajos modulį. Jei ne, paklauskite gamintojo, kiek jis kainuoja.
- Nuspręskite, kuri sistema valdo likučius, kuri kainas ir kas išrašo sąskaitą pirkėjui.
- Sutvarkykite prekių kodus: kiekviena prekė ir kiekviena variacija turi turėti vienodą SKU abiejose sistemose.
- Susitarkite dėl PVM: kur jis skaičiuojamas ir kaip apvalinama.
- Nuspręskite, kas gauna pranešimą, kai sinchronizavimas sustoja, ir kas tikrina žurnalą.
- Paruoškite testinę aplinką arba bent kelis testinius užsakymus, su kuriais galima pasitikrinti prieš paleidžiant gyvai.
Jei šie šeši punktai atsakyti, pati integracija su buhalterija tampa techniniu darbu su aiškiu terminu. Jei neatsakyti, net geriausias kodas sinchronizuos netvarką.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kokią buhalterinę programą lengviausia sujungti su WooCommerce?
Iš trijų dažniausių Lietuvoje paprasčiausia paprastai būna B1.lt, nes tai debesų programa su dokumentuota API ir nereikia nieko diegti buhalterės kompiuteryje. Rivilė ir Finvalda dažniau jungiamos per failų mainus arba gamintojo sąsają, todėl darbo būna šiek tiek daugiau. Visais trimis atvejais integracija įmanoma.
Kas sinchronizuojama tarp WooCommerce ir buhalterijos?
Dažniausiai keturi dalykai: užsakymai iš parduotuvės į apskaitą, sąskaitos atgal pirkėjui, prekių likučiai iš apskaitos į parduotuvę ir kainos. Rečiau – pirkėjų kortelės ir apmokėjimų žymos. Ką tiksliai jungti, sprendžiama pagal tai, kuri sistema yra pagrindinis duomenų šaltinis.
Ar WooCommerce integracija su buhalterija veiks be API?
Taip. Jei programa neturi API arba jis nepasiekiamas, duomenys keičiami failais: parduotuvė pagal grafiką paruošia užsakymų XML ar CSV, apskaita jį įsikelia, o atgal grąžina likučių failą. Atnaujinimai vyksta rečiau, bet daugeliui parduotuvių to pakanka.
Kas turi valdyti prekių likučius – parduotuvė ar apskaita?
Beveik visada apskaita arba sandėlio programa, nes būtent ten fiksuojamas pajamavimas ir pardavimai kitais kanalais. WooCommerce tada tik rodo gautą likutį ir blokuoja pirkimą, kai jo nėra. Dvi sistemos, kurios abi bando valdyti likučius, ilgainiui visada išsiskiria.
Kiek laiko užtrunka integracija?
Gatavo įskiepio konfigūracija – kelios dienos. Individuali integracija per API ar failų mainus – paprastai 2–4 savaitės, iš kurių didelė dalis tenka prekių kodų sutvarkymui ir testavimui su realiais užsakymais. Terminą labiausiai ilgina ne kodas, o nesutvarkyti duomenys.
Kiek kainuoja WooCommerce integracija su buhalterine programa?
Techninis vertinimas nemokamas. Individualaus kodo darbai prasideda nuo 300 €, o pilna integracija su buhalterija per API ar failų mainus, su klaidų apdorojimu ir žurnalu, kainuoja nuo 600 €. Jei užtenka gatavo įskiepio konfigūracijos – nuo 150 €. Programos licencijų ir papildomų modulių kainas reikia tikslinti pas gamintoją.
Kaip galiu padėti
Pradedu nuo nemokamo techninio vertinimo: peržiūriu parduotuvę, jūsų apskaitos programos versiją ir prekių kodus, tada pasakau, ar užteks gatavo įskiepio, ar reikia individualaus kodo, ir kiek tai kainuos. Individualių įskiepių darbai prasideda nuo 300 €, pilna integracija su buhalterija per API ar failų mainus, su žurnalu ir klaidų pranešimais, kainuoja nuo 600 €. Kodas lieka jums, be metinių licencijų, su 30 dienų klaidų taisymu. Daugiau apie tai, kaip dirbu, rasite puslapyje Custom įskiepių kūrimas, o visų integracijų sąrašą su kainomis – puslapyje WooCommerce integracijos.